Entretien professionnel : anticipez la date limite du 31.12.2020 et les bilans d’étape à 6 ans

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Le troisième trimestre de cette année 2020 marque une période clé dans le fonctionnement de l’entretien professionnel. En effet, les entreprises ont jusqu’à la fin de l’année pour respecter leurs obligations sociales en matière de gestion des parcours professionnels de leurs salariés.

Ce dispositif fait partie des outils d’accompagnement des collaborateurs pour le développement de leurs compétences. Il permet de faire le lien entre les aspirations individuelles des salariés et les évolutions de l’activité de l’entreprise. Six années après la création de ce dispositif en mars 2014, quel calendrier retenir en cette rentrée 2020 notamment dans le contexte de crise sanitaire que nous traversons ?

L’entretien professionnel et le bilan d’étape : ne manquez pas les échéances de la rentrée 2020

Les mois à venir seront décisifs en ce qui concerne les obligations liées aux entretiens professionnels et au bilan d’étape. C’est pourquoi, Arnaud Brize, expert en droit de la formation et apprentissage à CESI, nous en rappelle ici les étapes essentielles.

Sauf accord d’entreprise ayant défini une périodicité différente, tout salarié présent dans les effectifs en mars 2014 doit avoir bénéficié d’un premier entretien professionnel entre mars 2014 et mars 2016, d’un deuxième entretien entre mars 2016 et mars 2018, puis d’un troisième entre mars 2018 et fin décembre 2020.

Au terme des 6 années écoulées, un « bilan d’étape » doit également être réalisé avant la date butoir du 31 décembre 2020. Ce bilan peut avoir lieu en même temps que le troisième entretien ; ce qui peut être très utile dans le contexte de cette rentrée compte-tenu des délais à respecter.

Pour les salariés qui ont intégré l’entreprise après mars 2014, le calendrier des entretiens est le même selon le cycle de trois rendez-vous tous les deux ans pour l’entretien professionnel, et d’une fois en six ans pour le bilan d’étape ; les échéances de ce dernier étant liées à la date d’embauche de chacun. En pratique, les salariés présents dans les effectifs au 01.01.2016 devront ainsi faire l’objet d’un bilan d’étape au plus tard le 01.01.2022, et ainsi de suite pour les salariés entrés à des dates postérieures. Par souci de simplification administrative, il est préconisé de gérer les obligations en matière d’entretien par année civile d’embauche, et non individuellement par date d’anniversaire d’embauche.

Outre ce rythme d’échéances, l’entretien professionnel doit également être proposé aux salariés après certains congés : congé parental, de maternité, sabbatique, d’adoption, de soutien familial et de maladie de plus de 6 mois.

L’administration du travail a confirmé que l’entretien professionnel pouvait être réalisé à distance, sous forme de visio-conférence, sous réserve qu’il puisse donner lieu à la rédaction d’un document récapitulatif, dont une copie est remise au salarié.

Notons que la jurisprudence a rappelée, le 16 septembre dernier, que l’employeur qui n’avait pas organisé d’entretien professionnel avec son salarié depuis 2014 était considéré comment « manquant à son obligation de formation ». Dans cette affaire, le jugement a entraîné le versement de dommages-intérêts au dit-salarié.

D’ici le 31 décembre 2020, les entreprises devront donc s’assurer, d’une part, que les deux premiers entretiens ont été réalisés dans les délais légaux. D’autre part, si cela n’est pas encore fait, elles devront mettre en place le 3e et dernier entretien et déclencher le bilan d’étape à six ans.

Les modalités de contrôle dans le cadre du bilan d’étape avant le 31.12.2020

Suite à l’ordonnance n°2019-861 du 21 août 2019, des dispositions spéciales et temporaires sont désormais possibles dans le cadre des bilans d’étape. Grâce à un « droit d’option » mis en place de manière provisoire, jusqu’au 31 décembre 2020, les employeurs, quelque soit leurs tailles, peuvent justifier de l’accomplissement de leurs obligations de deux manières différentes :

La première possibilité consiste à appliquer les règles de contrôle issues de la loi du 5 mars 2014. Dans ce cas, l’entreprise doit démontrer que le salarié a bénéficié des trois entretiens prévus et de deux des trois mesures présentées ci-dessous :

La deuxième possibilité consiste à appliquer les règles de contrôle issues de la loi du 5 septembre 2018. Dans ce cas, le salarié doit avoir eu les entretiens prévus et avoir suivi au moins une formation « non obligatoire ». Le code du travail donne une définition précise des formations obligatoires : « Toute action de formation qui conditionne l’exercice d’une activité ou d’une fonction, en application d’une convention internationale ou de dispositions légales et règlementaires (…) ». Ainsi seule les actions rendues obligatoires par un texte de référence sont donc concernées. Les autres actions du plan de développement des compétences qui sont imposées par l’employeur à son initiative restent valorisables.

Ce droit d’option s’applique de manière individuelle, salarié par salarié.

Sans présumer des futures décisions jurisprudentielles en cas de conflit, il paraît probable que les formations réalisées de manière autonome par le salarié avec son Compte Personnel de Formation (sans intervention de l’employeur) ne soient pas valorisables.

Il convient de rappeler que le code du travail ne prévoit pas de durée minimale en terme d’action de formation : la “bonne” durée est celle qui est cohérente avec les compétences professionnelles à atteindre. Par ailleurs, ces actions de formation peuvent être réalisées en présentiel, à distance, ou sur les heures de présence en entreprise.

Ce droit d’option est temporaire et prendra fin au 31 décembre 2020. Au-delà de cette date, seules les règles de contrôle issues de la loi du 5 septembre 2018 s’appliqueront, soit concrètement pour tous les salariés embauchés à compter du 1er janvier 2015. Enfin, si les obligations relatives aux délais légaux de tenue de l’entretien professionnel et du bilan n’ont pas été respectées à la fin décembre 2020, des mesures spécifiques sont prévues en matière d’abondement du CPF uniquement pour les entreprises de 50 ETP* et plus.

Les mesures à prendre en cas de non-respect des obligations relatives à l’entretien professionnel et au bilan d’étape

Si les trois entretiens professionnels n’ont pas eu lieu dans les délais, et si le collaborateur n’a pas bénéficié au 31.12.2020 d’accès à la formation dans les conditions prévues par la réforme de 2014 ou 2018, alors, à compter du 01.01.2021, les entreprises de plus de 50 salariés devront automatiquement abonder à hauteur de 3 000€ le compteur CPF de ce dernier.

Si le fait de délivrer à minima une action de formation à chaque salarié reste réalisable avant le 31 décembre 2020, il en va différemment pour la réalisation des entretiens professionnels. Le séquençage de la réalisation par tranche de deux ans dans une période formalisée par la loi rend impossible de rattraper aujourd’hui ce qui n’a pas été fait hier.

Qui va exercer ces vérifications ? Le premier acteur est l’employeur lui-même, dans le cadre d’un « autocontrôle », en tant que garant du respect du code du travail au sein de l’entreprise.

À compter du 1er janvier 2021, des contrôles pourront également être opérés par l’inspection du travail. Lorsque l’entreprise n’a pas opéré le versement de la somme d’argent au titre de l’abondement correctif ou a opéré un versement insuffisant, elle sera mise en demeure de procéder au versement de l’insuffisance constatée dans le respect de la procédure contradictoire. À défaut, l’entreprise pourra être amenée à verser au Trésor public un montant équivalent à l’insuffisance constatée, majorée de 100 % (soit 3 000€ supplémentaires par collaborateur).

L’objectif de ces dispositions est le développement des compétences et l’accès à la formation pour les collaborateurs. Chaque année, le réseau CESI accompagne les entreprises et accueille leurs salariés en formation dans l’un de ses 25 campus – ou à distance – grâce à plus de 1 500 modules, blocs de compétences et parcours de formation.

ETP : Équivalent temps plein = L’équivalent temps plein concerne les entreprises dont l’ensemble des salariés ne travaillent pas nécessairement à temps plein mais dont la somme totale des heures travaillées équivaut à un nombre X de temps pleins.

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